Introducción

Si usas las hojas de cálculo a nivel personal, por ejemplo, para hacer el control de tus gastos diarios, pequeños presupuestos, o la lista de la compra, puedes pensar que serán unas pocas líneas de datos y que si necesitas encontrar algo, lo harás fácilmente, ya que revisar una a una las filas no es una tarea complicada. No obstante, lo habitual es que las hojas de cálculo incluyan gran cantidad de filas con información. ¿Serías capaz de encontrar de manera rápida el nombre de un cliente cuyo primer apellido sea Fernández o la factura más cara de la luz del año pasado? Imagina cómo lo harías si no contaras con algún tipo de ayuda. Tendrías que revisar fila a fila buscando esta información. Existen varias herramientas que nos ayudan a realizar este análisis de datos de los que disponemos.

La primera de ellas es la ordenación de datos, es decir, poder ordenarlos de manera alfabética (o alfabética inversa) en el caso de textos, y de mayor a menor o viceversa, en el caso de números. Si hablamos de fechas, podríamos ver primero fechas más recientes o hacia atrás en el tiempo.

Un aspecto muy importante, es que, a la hora de ordenar datos, debemos de tener en cuenta que no ordenaremos a nivel de columna, ya que esto nos desordenaría por completo la tabla, sino que debemos de hacerlo a nivel de fila completa. Las hojas de cálculo de Google nos ofrecen diferentes maneras de ordenar los datos:

  • Ordenar la hoja completa a partir de una determinada columna.
  • Ordenar un intervalo concreto de datos.
  • Ordenación avanzada de intervalos.

Antes de explicar cada una de las maneras de ordenar nuestra hoja de cálculo con detalle, partamos de la base de que contamos con una tabla de datos extensa donde en cada columna tendremos un campo concreto, y una fila de encabezados indicando el nombre de cada uno.

  • Te dejo la hoja de muestra que he usado para ilustrar este post para que puedas hacerle una copia y practicar.

Ordenar la hoja completa

En este caso debemos de partir de la premisa que nuestros datos no cuentan con una fila de encabezado que identifique la información que hay en cada una de las columnas. El por qué de esto es que una vez realicemos la ordenación de la hoja al completo, en caso de existir un encabezado, este se integraría dentro de los datos, con el perjuicio que esto puede causar.

Para acceder a esta ordenación, pulsa en el menú Datos / Ordenar Hoja. Aquí podrás encontrar la opción de ordenar alfabéticamente, alfabéticamente inversa (menor a mayor o mayor a menor en caso de números), por la columna que en ese momento tengamos seleccionada (A, B, C, …)

Ordenar la hoja completa

Ordenar la hoja completa

Ordenar un intervalo

En algunas ocasiones, puede ser necesario la ordenación de parte de los datos de una tabla, lo que se conoce como un intervalo o conjunto de celdas. En este caso, equivaldría a la ordenación de algunas filas de la tabla.

Aquí tenemos que tener en cuenta de nuevo que no deberemos de incluir los encabezados o fila de títulos en la ordenación.

Para ordenar un intervalo, pulsa sobre el menú Datos / Ordenar intervalo.

Como puedes observar, únicamente ordenará el intervalo seleccionado, dejando el resto de filas de nuestra tabla intactas.

Ordenación de intervalos

Ordenación de intervalos

Ordenación avanzada de intervalos

Para mí, la opción más potente y la más adecuada al mismo tiempo, debido a la flexibilidad que nos otorga en cuanto a la selección de la columna a partir de la cual queremos ordenar, así como la opción de poder encadenar o anidar distintos órdenes, esto es, volver a ordenar los datos que ya hemos ordenado previamente.

Puedes acceder a esta opción en el menú Datos / Ordenar intervalo / Opciones avanzadas de ordenación de intervalos.

En este caso sí podrás incluir los encabezados dentro de la ordenación, ya que el cuadro de diálogo que nos permite referirnos a las columnas por los nombres que tengamos en dichos encabezados.

Opciones avanzadas de ordenación de intervalos

Opciones avanzadas de ordenación de intervalos

 

La configuración que puedes ver en la imagen superior permite la ordenación del intervalo en primer lugar por nombres en orden alfabético, el resultado de este orden por apellidos en orden alfabético inverso (personas con el mismo nombre), y el resultado por importe de factura de menor a mayor.

Es importante que recuerdes que las ordenaciones son siempre acumulativas, es decir, que ordenan lo ya ordenado previamente, y que:

  • Textos: (A-Z) Orden alfabético. (Z-A) Orden alfabético inverso.
  • Números (A-Z) De menor a mayor. (Z-A) De mayor a menor.
  • Fechas (A-Z) Fechas anteriores en el tiempo primero. (Z-A) Fechas más recientes primero.

Conclusión

Como has podido ver, son varias las opciones que nos ofrecen las hojas de cálculo de Google a la hora de ordenar nuestros datos, algo que se torna fundamental cuando se trata de gran cantidad de información. Puedes elegir entre las distintas opciones según necesites, aunque mi recomendación es que utilices la más flexible de todas que es las opciones avanzadas de ordenación de intervalos, que además de ser más configurable, es más intuitiva, descriptiva y segura.